Comment et pourquoi mettre en place une politique voyages ?

Comment et pourquoi mettre en place une politique voyages ?

L’organisation et la gestion des déplacements d’affaires est souvent complexe car elle nécessite la prise en compte d’un grand nombre de paramètres. Il est très souvent recommandé de mettre en place une politique voyages bien adapté. 

 

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Il s’agit d’un document qui régule les déplacements professionnels en encadrant les budgets, les modes de transport, les types d’hébergement et les processus de validations internes. Une politique de voyage permet d’ordonner et d’organiser les charges encourus durant un déplacement, ainsi qu’apporter un ensemble de règles communes à prendre en compte.

 

Quelles sont les étapes clefs d’une PVE (politique voyages d’entreprise) ? 

  1. Définir les objectifs. Il n’existe pas un seul modèle universel de politique voyage, chaque entreprise doit rédiger sa PVE. Car entre une petite entreprise et une entreprise de taille intermédiaire et un grand groupe, entre une société très présente en Amérique du Sud et une autre active en Asie de l’Est, les réalités et les priorités sont très différentes.

 

  1. S’assurer que la Politique Voyages reflète bien les besoins des collaborateurs en terme de déplacement

 

  1. Permettre le choix aux voyageurs

Responsabilisez vos collaborateurs en les laissant choisir leurs hôtels tout en imposant une limite de prix. 

 

  1. Définir des lignes directives claires, la PVE doit être exhaustive et répondre à toutes les questions envisageables

 

  1. Bien faire connaître ce document à son entreprise 

Une fois votre politique voyage finalisée, vous devez vous assurer de la bonne compréhension de celle-ci auprès des voyageurs. 

 

  1. Réévaluez votre politique voyage 

Réévaluez de manière régulièrement afin que la PVE reste adaptée aux exigences changeantes des collaborateurs.

 

Que faut-il inclure dans la PVE ?

La Politique Voyages est propre à chaque entreprise comme on a pu le voir précédemment. Cependant, vous devrez tout de même prendre en compte ces quelques domaines fondamentaux :

  • Réservations de compagnies aériennes, ferroviaires, hôtelières et de location de voitures ainsi que l’utilisation d’autres transports, tels que les taxis.
  • Règles pour les dépenses extra sur place comme par exemple les repas.
  • Sécurité relative aux voyages – à la fois en matière de sécurité personnelle, matérielle et de data.
  • Le système de paiement utilisé pendant le déplacement.

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